Assim como é importante que a gestão de projetos preveja os bons resultados, é necessário ter um plano de ação para os tempos de crise. Entre as vantagens disso estão a diminuição da exposição a riscos e a garantia da saúde financeira do negócio.
Caso você queira blindar ou, ao menos, evitar danos para a sua empresa, vale a pena definir as estratégias para momentos atípicos. Seja por conta de uma pandemia, desastre natural ou qualquer outro motivo, a sua organização poderá se recuperar mais rapidamente.
Neste artigo, você saberá mais sobre:
- • o que é um plano de ação para gestão de projetos?;
- • por que montar um plano de ação?;
- • como criar o plano de ação durante a crise?
O que é um plano de ação para gestão de projetos?
O plano de ação para gestão de projetos consiste em uma metodologia estruturada que organiza tarefas e define responsáveis para o sucesso do seu negócio. Ou seja, é uma forma organizada de estabelecer metas, objetivos e atividades para acompanhar o projeto e atingir os resultados esperados.
Esse plano deve constar já na fase de planejamento, pois está associado à maneira como a empresa irá atuar. Porém, ele também pode ser elaborado durante um momento de crise. Até porque esse tipo de situação cria necessidades específicas que, muitas vezes, não foram previstas na metodologia inicial.
Em geral, a estrutura de um plano de ação para uma situação de instabilidade é igual a um comum. No entanto, ao preenchê-lo, é necessário levar em consideração as condições que foram alteradas.
Por exemplo: por causa da pandemia do novo coronavírus, boa parte das empresas tiveram que gerenciar as equipes de maneira remota. Então, em vez de montar tarefas que exijam a presença de todos, nesse contexto, seria necessário pensar em atividades que possam ser feitas on-line.
Por que montar um plano de ação?
Montar um plano de ação é importante para a gestão de projetos, pois permite enxergar de maneira clara os objetivos e as estratégias que serão adotadas para atingi-los.
Em um mercado cada vez mais competitivo, dispor de um planejamento e desenvolvimento sólido são as melhores formas para obter sucesso. Até porque, conforme a quantidade de colaboradores e a complexidade de tarefas aumenta, é comum que muitas informações se percam.
Por esse motivo, vale a pena dispor de um roteiro com tudo o que será delegado, priorizado e desenvolvido. O plano de ação é vantajoso para todas as empresas, independentemente do setor em que atuam.
Como criar o plano de ação durante a crise?
Existem diversas formas de criar um plano de ação. Uma delas é a técnica 5W2H, ou seja, 5W e 2H, em que cada uma dessas letras corresponde a uma palavra em inglês. Na prática, é bastante simples. Veja:
- • what: o que será feito, quais etapas serão seguidas;
- • why: por que isso será feito,
- • where: onde será feito — no caso de times remotos, esse é um dos aspectos mais importantes, já que as reuniões presenciais costumam ser trocadas pelas on-line;
- • when: quando essas tarefas serão realizadas e concluídas;
- • who: quem será o responsável pelas atividades ou por cada uma;
- • how: qual método será adotado;
- • how much: quanto custará para que o plano se realize.
A partir dessas informações, você pode começar a elaborar o plano de ação da sua gestão de projetos. O primeiro passo, obviamente, é a definição de objetivos.
Depois, é importante transmitir aos colaboradores quais são eles. Afinal, só é possível alcançar determinado resultado quando todos o entendem.
Em seguida, será necessário listar tudo o que deverá ser feito para atingir essa meta. Durante uma crise, por exemplo, um dos objetivos pode ser a diminuição de custos. Então, você pode organizar a equipe para que as entregas sejam mais eficientes. Isso pode ser feito por meio do controle de tempo.
Nessa etapa, você também terá que estabelecer prazos para a equipe. No caso de reestruturação das demandas, por exemplo, vale delimitar um tempo para que seja feita a adaptação de todos.
Os passos seguintes são: alocar recursos, realizar uma análise do que está sendo feito e identificar possíveis erros ou melhorias. Mesmo quando o plano estiver em prática, vale monitorá-lo constantemente e fazer ajustes se for preciso.
Conclusão
O plano de ação é uma metodologia que inclui uma série de passos para atingir um objetivo. Ele é imprescindível para a gestão de projetos de todos os tipos de empresas.
Durante uma crise, vale a pena montar um plano específico para esse momento, incluindo novas tarefas ou modos de executá-las. Assim, o negócio conseguirá passar pela fase de turbulência com mais segurança.
Quer saber mais sobre como a sua empresa pode enfrentar uma crise? Leia outros conteúdos da Ignição Digital!