Para se tornarem mais competitivas, as empresas estão investindo em otimizar a gestão dos projetos. Nesses casos, o guia de processos PMBOK (Project Management Body of Knowledge — Conjunto de Conhecimentos em Gestão de Projetos) pode ser bastante útil, já que possui um conjunto de técnicas que pode ser replicado em diferentes negócios. Isso permite otimizar tarefas e organizar o negócio para entregar melhores resultados aos clientes.
Sobre esse assunto, você verá neste artigo:
- • o que são os processos PMBOK?;
- • para que servem os processos PMBOK?;
- • quais são os pilares do PMBOK?;
- • como aplicar o Project Management Body of Knowledge?
O que são os processos PMBOK?
Os processos PMBOK (Project Management Body of Knowledge) são uma referência em gestão de projetos, e que podem ser adaptados para cada empresa.
O guia não especifica itens obrigatórios ou requisitos necessários. Na verdade, ele só indica boas práticas que podem ser adotadas.
Vale notar ainda que esses processos são divididos em diversas categorias. Veja só:
Iniciação
Tão importante quanto o desenvolvimento de um projeto é a forma como ele começa. Na fase inicial, é necessário obter a autorização dos responsáveis, definir o escopo, avaliar os recursos financeiros e outras etapas.
Planejamento
Durante o planejamento é necessário avaliar todas as variáveis que existem, ou seja, caminhos por onde o projeto pode ir. Ao prever isso, é possível antecipar problemas e propor soluções.
Os processos PMBOK ajudam a definir um cronograma de forma detalhada e, assim, servir de base para as fases de execução.
Execução
Na execução do projeto, é possível avaliar os processos, atualizar o planejamento se for necessário, rever os riscos e até mudar alguns planos. Por isso, essa etapa não pode deixar de ser monitorada.
Controle
O PMBOK também inclui avaliações e controle, a fim de identificar se a execução está dentro do planejado. Isso deve ser feito especialmente quando houver uma mudança significativa, por exemplo, novas decisões governamentais, fatores mercadológicos, etc.
Encerramento
Quando um projeto termina, é necessário fazer um registro disso. O documento pode incluir as ações que foram desenvolvidas, além das lições aprendidas.
Para que servem os processos PMBOK?
Como se percebe, o PMBOK serve para organizar os fluxos de um projeto, de forma estratégica e eficiente. Desse modo, a aplicação das técnicas do guia permite observar uma série de benefícios. Estes são os principais:
- melhora o fluxo de comunicação entre todos os profissionais;
- reduz a negligência de fases importantes, como o controle;
- controla o andamento do projeto;
- evita atrasos nas entregas;
- padroniza atividades de gerenciamento;
- aumenta as chances do projeto ser bem-sucedido;
- garante a melhoria contínua.
Quais são os pilares do PMBOK?
Além de explicar técnicas que podem ser aplicadas em cada fase do projeto, o guia PMBOK ainda define pilares do que é necessário ter em todas as organizações. Veja só os principais:
- integração: responsável pelas interdependências entre as equipes e a relação que uma tem com relação a outra;
- escopo: é o padrão de todos os projetos e que consiste em uma lista de atividades ou serviços que serão entregues;
- tempo: de acordo com o guia, é importante gerenciar o esforço que é feito para entregar cada tarefa. Além disso, quando o tempo é organizado, há menos risco de uma etapa ser inviabilizada por depender de outra;
- custo: o valor do projeto deve incluir novas contratações e até a reposição de equipamentos. Somente assim, será possível administrar todas as fases, entregar o que foi proposto ao cliente e obter lucratividade;
- qualidade: consiste na expectativa que o cliente tem da entrega. Ao fazer o trabalho de gestão do começo ao fim, as chances de obter a satisfação são maiores.
Como aplicar os processos PMBOK?
Os processos PMBOK são bastante intuitivos. Então, basta ler todo o guia — disponível para download no site PMI — para entender como ele pode ser aplicado.
O ideal é que um profissional seja o responsável por analisar quais práticas podem ser adotadas.
Depois que forem definidas e desenhadas as etapas, todos os profissionais precisam ser treinados. Dessa forma, as equipes estarão preparadas para colocar os novos processos em prática.
Sem que seja feito o alinhamento, pode ser que nem todas as pessoas sigam as etapas — o que iria comprometer a aplicação.
Conclusão
Como visto neste artigo, os processos PMBOK servem para organizar a gestão de projetos e garantir entregas melhores. O guia inclui as definições de conceitos importantes, além de técnicas para cada fase, desde a iniciação até o encerramento.
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