Como Mapear Processos e Melhorar a sua Produtividade

Como Mapear Processos e Melhorar a sua Produtividade

O quanto você realmente entende sobre o fluxo de trabalho praticado em seu negócio? Você domina todos os processos e compreende exatamente onde termina cada função? Não? Então você precisa, de verdade, saber como mapear processos. Veja este artigo que preparei sobre o tema!

O que é o mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é caracterizado por um sistema que busca, primeiramente, compreender os processos internos da empresa e, dessa maneira, permitir a criação e aplicação de instrumentos para melhorá-los. É uma metodologia diária e que deve ser sempre utilizada para identificar falhas e/ou insuficiências.

Dificilmente há algo tão eficaz como mapear processos para otimizar o trabalho dos diversos setores da empresa. A organização processual torna a gestão muito mais clara e o negócio mais controlável. Ela pode, inclusive, fazer parte do plano de comunicação interna da empresa.

Entre as vantagens de um bom mapeamento estão a padronização dos processos produtivos e até mesmo a possibilidade de descobrir, mesmo que de maneira tardia, que um colaborador talvez pudesse estar em um cargo maior ou até mesmo fosse mais eficiente em outro setor.

Como mapear processos de forma eficaz?

Mapear processos é um trabalho que exige profissionalismo e cautela, mas principalmente um olhar criterioso sobre as reformas possíveis na produção.

Após definir um ou mais profissionais dedicados ao mapeamento, é necessário, primeiro, identificar e listar todos os processos da empresa. Conecte-os aos respectivos colaboradores e aponte as responsabilidade de cada um dos processos pesquisados.

É hora, então, de avaliar os processos e propor as possíveis melhorias. Às vezes uma simples troca de operadora de telefonia pode otimizar todo um setor de vendas. Por isso o pensamento deve ser amplo e estar acima das ações de trabalho, puramente.

Uma boa opção é espalhar pesquisas e questionários internos, que podem ser respondidos de forma anônima, para compreender o que os próprios colaboradores entendem como uma melhoria eficiente no processo de trabalho.

Processos futuros, melhorias e monitoramento

Diante disso tudo é possível compreender se há necessidade de alguns processos a mais, os chamados fluxos “To Be” — futuras etapas de produção que podem vir para ajudar as já existentes e melhorar a produtividade como um todo.

Após ter tudo isso mapeado e anotado, estabelecer as prioridades é essencial para “não meter os pés pelas mãos” e implementar as melhorias iniciais no local errado. Pense se há dinheiro para investir, e se não, por onde é possível começar sem injetar capital.

Por último, mas decididamente não menos importante, vem o monitoramento. Não há como mapear processos sem ter um profissional verificando, periodicamente, se as melhorias estão surtindo efeito e se algo deveria ser substituído ou até mesmo voltar ao que era. Tudo deve ser cíclico e contínuo.

Entenda, no entanto, que uma melhoria feita de maneira equivocada pode ocorrer. O conserto sempre existe, mas sem monitoramento você nunca saberá onde deve mexer!

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